入住接待標準作業指導書

執行說明

依「ZX-OP-FO-06 迎賓流程說明」接待顧客，主動確認是否辦理入住，並詢問訂房姓名或訂單編號。

執行說明

1. 進入靈知系統：訂房管理 -> 訂房作業 -> 查詢。
2. 以顧客姓名或訂單編號確認入住日期、房型、間數及訂單狀態。
3. 若顧客表示已有預訂但系統無訂單，先確認是否為旭海與靈知串單異常，並查詢訂房平台後台。
4. 平台有訂單但無法下傳時，手動建立新訂單並於備註記錄處理原因。
5. 靈知與平台後台均無訂單時，請顧客出示訂房憑證，再依現場房況與付款狀態協助處理。

執行說明

1. 標準入住時間為 15:00 後。
2. 14:00-15:00 抵達且房間已完成清潔時，可免費提早入住。
3. 12:00-14:00 抵達、房間已完成清潔且顧客有特殊需求時，先請示主管是否收取提早入住費。
4. 未到入住時間且尚無乾淨房時，協助寄放行李並告知可辦理入住的時間。

執行說明

1. 原則上每間客房提供一個免費園區車位。
2. 顧客抵達時，先引導車輛停在入口前暫停區，暫不卸下行李；由一位同行者攜帶證件與錢包至二樓櫃台辦理入住。
3. 完成入住手續後，說明住宿區與停車位置，並交付停車證。
4. 假日園區車位已滿，或車輛數超過預訂房間數時，引導多餘車輛停放於園區外指定空地。

執行說明

1. 茲心園不使用 R 卡；向顧客借用證件，直接於靈知系統辦理登記。
2. 進入訂房管理 -> 訂房作業 -> 訂單多筆查詢，開啟欲入住的訂單。
3. 選擇「修改 -> 查詢」，輸入身分證字號確認是否已有住宿紀錄。
4. 已有資料時，核對姓名、證件、生日、國籍、手機及車號後帶入；無資料時，新增並完成必要欄位。

執行說明

1. 確認訂單剩餘應收金額、已收訂金及本次付款方式，並將重要資訊記錄於訂單備註。
2. 可接受實體信用卡、Apple Pay、Google Pay、Samsung Pay 及現金。
3. 發票可開立一般電子發票、載具或統一編號；原則上使用電子發票，特殊需求才提供三聯式手開發票。
4. 發票於退房當日裝入信封並放置櫃台，提醒顧客退房時索取。

執行說明

可依訂單狀況使用下列方式入帳：

1. 訂金收款：訂單右上角 -> 收款團體消費 -> 訂金收款 -> 新增，輸入金額與付款方式。信用卡須記錄卡號後四碼；匯款須查帳並備註匯款帳號後四碼。櫃台入帳須選「櫃台」，不可誤選「會計」。
2. 入住後收款：完成入住後於靈知系統按「收款」並選擇付款方式；團體帳須進入訂單團體作業收款。信用卡與匯款備註規則同上。

執行說明

1. 可在靈知主畫面點選房號，以滑鼠左鍵叫出該房本日訂單；亦可由訂房管理 -> 訂房作業 -> 訂單多筆查詢開啟訂單。
2. 於訂單上方選擇「進退房作業」，勾選欲入住的房號並按「入住」。
3. 同一訂單有多間房時，確認是否使用團體帳，再依實際抵達情況選擇單間或多間入住。

執行說明

1. 向顧客確認訂房姓名與房號。
2. 核對資料無誤後，詢問房內是否仍有其他住客。
3. 確認房內無人且身分無疑義時，由夥伴陪同顧客至房間。